El innovador diseño de Exact Globe aporta una nueva dimensión a la contabilidad. Las cuentas financieras ya no son un elemento aparte de la gestión de operaciones. Todos los documentos que han sido incluidos en los procesos principales generan automáticamente asientos en el libro mayor. Por lo tanto, el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias están siempre actualizados. Ya no hay necesidad de apuntes manuales y las correcciones se pueden hacer fácilmente sin hacer asientos de regularización. Distintos informes y registros de auditoría facilitan la recuperación y corrección de transacciones erróneas. Ésas y muchas otras mejoras sitúan a Exact en vanguardia de sus competidores.

Trabajo impecable
Exact Globe le permite reducir notablemente el número de errores de entrada, entre otras razones, gracias a la posibilidad de indicar los tipos de transacciones que se deben cargar a cada cuenta de mayor. Es decir, facturas de compras y ventas, envíos, recepciones y salarios. Por ejemplo, al introducir uno de los componentes del salario, ya se habrán seleccionado las cuentas de mayor a las que se cargan los salarios. Si no se puede usar una cuenta durante el proceso de entrada, Exact Globe le permite bloquearla. Al hacerlo, evitará que se hagan apuntes erróneos en esa cuenta. Realizando comprobaciones de números de referencia, el software evita que se hagan entradas repetidas, por ejemplo, de facturas de compra. Estas comprobaciones y la posibilidad de adaptar posteriormente los asientos de forma fácil y rápida, por ejemplo desde la ficha de la cuenta de mayor, reduce al mínimo la posibilidad de errores contables.

Introducción de documentos más fácil que nunca
Aunque los sistemas modernos procesan cada vez más entradas de forma electrónica, la introducción de documentos sigue consumiendo mucho tiempo. Integrando recursos adicionales en el proceso de contabilización y evitando detalles innecesarios, las anotaciones no sólo son más rápidas, sino también menos complicadas. Exact Globe le permite determinar en cada pantalla de entrada los campos en los que desea o no introducir datos. Otra simplificación es la opción de trabajar con varios meses o incluso años. La fecha de entrada se usa para determinar en que periodo y ejercicio financiero se hicieron los asientos. Ya no es posible cometer errores y no hay que cambiar los libros de contabilidad para introducir datos en otros ejercicios o periodos. Su información, por lo tanto, está siempre actualizada sin necesidad de más acciones.

La administración sin papeles un paso más cerca
En las tareas administrativas se suele utilizar gran cantidad de papel. Exact Globe supone una importante reducción en la cantidad de papel utilizado ya que toda la información necesaria se puede encontrar sin problemas y es muy fácil de leer en la pantalla. Por lo tanto, ya no es necesario imprimir los informes en papel. Con Exact Globe se puede hacer zoom a los detalles de los informes desde la pantalla. Además, el software le permite vincular un documento a las entradas, por ejemplo una factura de compra que se ha escaneado. Adicionalmente, se pueden introducir notas para cada transacción. Los comentarios sobre una entrada se guardan directamente con ella y también se pueden consultar en cualquier momento. Con este paquete también se pueden cuadrar las cuentas de mayor absolutamente sin papeles. Se seleccionan los asientos de debe y de haber, por ejemplo, la factura y el pago (o los pagos) y Exact Globe los cuadra automáticamente.

El balance explicado en términos sencillos
Exact Globe le ofrece la posibilidad de presentar el balance con un detalle de hasta cinco niveles. También se puede crear una segunda categoría, de nuevo con cinco niveles. De esta forma se puede parametrizar de acuerdo con las normas estatutarias y una segunda con el detalle que se desee internamente. Exact Globe también le evita someterse a esquemas de plazos fijos. Puede presentar los detalles de acuerdo con los plazos que desee: semanas, meses, trimestres o años. Cada resumen le ofrece la posibilidad de agrupar la información por artículo, empleado, proyecto u otros criterios distintos. Esto supone un importante ahorro de tiempo, porque toda la información está disponible de inmediato, dispone de vínculos con subcuentas y se pueden realizar análisis en cuestión de segundos.

Declaración de IVA/Impuestos más rápida
Sin duda, la exactitud es importante cuando se trata de declarar el IVA/Impuestos. Para evitar errores es necesario ver directamente cómo se han obtenido los importes. Exact Globe ofrece la posibilidad de ver los detalles de las facturas para comprobar si son correctos. Si es necesaria una corrección, se puede realizar sin pasar a otra pantalla. Una vez comprobada la exactitud de la información, se puede imprimir la declaración de IVA/Impuestos desde esta pantalla en el formato requerido.

Analizar la información y actuar inmediatamente
Exact Globe permite analizar la información desde un punto central y tomar las acciones que sean necesarias. Como resultado, puede actualizar y gestionar sus cuentas con mayor rapidez y eficacia. Durante el análisis puede ampliar las entradas con la información que faltaba hasta ese momento o incluso realizar correcciones, y todo ello sin arrancar otro menú. También puede añadir notas o documentos a las entradas, de forma que toda la información esté disponible en un único lugar, incluso después de los cambios.

Su ficha de cuentas del libro mayor contiene todos los asientos realizados y por lo tanto es una gran fuente de información histórica. En el pasado, había que imprimir las cuentas de mayor y reconciliarlas con las correspondientes entradas para ver las contrapartidas y obtener el balance. Exact Globe reconcilia automáticamente durante el análisis los apuntes que tienen que ir juntos, como la factura y los pagos. Como es lógico, los apuntes reconciliados siguen estando disponibles en la ficha contable, pero quedan marcados como reconciliados.

Detallado proceso financiero de las compras
Debido a la profunda integración de los distintos procesos de negocio, Exact Globe le permite acceder a un completo sistema de administración de compras. Durante el procesamiento financiero también tiene acceso inmediato a los documentos logísticos de apoyo, como el pedido y la recepción. Como el número de la factura de compra se comprueba al contabilizarla, ya no hay que preocuparse de pagar dos veces la misma factura de un proveedor.

El lado financiero del inventario
Las finanzas y el inventario están totalmente integrados. Por lo tanto, no son necesarias complejas hojas de cálculo para ver la información de enlace entre ambos. Sólo hay que invocar una distribución por artículo de la contabilidad y recibir una información directa de las posiciones de inventario por artículo. Los inventarios se valoran por defecto al precio real de compra. Por lo tanto, siempre reflejan el gasto real realizado. La integración también ofrece una solución para introducir facturas de aduanas o transporte que incrementan el precio de coste. En el momento que desee, puede recalcular el valor de los inventarios en función de otros métodos de valoración, como precio medio de compra, precio fijo acordado, FIFO/LIFO o precio de venta válido. Puede optar por ver sólo este nuevo cálculo o implementarlo en el balance.

Adición de información posterior a la ‘Contabilidad analítica’
En el momento de contabilizar una transacción en Exact Globe, todavía no es necesario desglosarla totalmente por proyecto, recurso y almacén. Una transacción se puede contabilizar únicamente con la información básica. Posteriormente se pueden añadir más detalles con la función ‘Contabilidad analítica’. En general, los empleados del departamento financiero no tienen una visión completa de las transacciones en el momento de contabilizarlas. Si reciben una factura de un proveedor, puede que no sepan exactamente de dónde procede o si ha sido asignada a un proyecto. Tampoco sabrán si hay que repartir los costes en varios periodos o pasarlos a una fecha posterior. Normalmente, el empleado de finanzas tiene que recoger información de otros departamentos para añadir los detalles relevantes al apunte. Si hay una interrupción en el sistema se producen retrasos.

Análisis de la información desde otra perspectiva
La ficha contable se suele considerar el ‘resultado final’ de todas las transacciones. Sin embargo, Exact Globe le permite obtener información adicional al añadir a las entradas información que indique qué empleado ha incurrido en los costes para tener una visión completa de los costes incurridos por empleado. Luego se puede agrupar esa información desde varias perspectivas e incluso exportarlos a MS Excel, por ejemplo, para usarlas en nuevos cálculos.

Análisis de costes: una cuenta dentro de otra cuenta
Exact Globe puede incluir todos sus departamentos como si fuesen centros de coste. De esa forma podrá detallar todos los importes introducidos y ver los resultados por departamento. La solución permite que todos los costes se redistribuyan automáticamente a los departamentos adecuados. Eso evita gran cantidad de entradas manuales. Para cada cuenta del mayor se definen los centros de coste que se pueden aplicar. Eso simplifica la entrada de documentos y reduce las posibilidades de error. Además de centros de coste, también se pueden usar unidades de coste para ajustar aún más el análisis.

Posibilidad de presupuestos detallados
Exact Globe le ofrece distintos métodos de hacer presupuestos. Por ejemplo, puede introducir presupuestos a nivel de contabilidad general. También es posible presupuestar con más detalle, por ejemplo, a nivel de centro de coste, empleado o incluso artículo. También se pueden usar métodos de distribución, de forma que, por ejemplo, se incluyan automáticamente parámetros estacionales. La solución permite también crear varias versiones de presupuestos y desde diferentes perspectivas en importes y/o en cantidades. De cualquier modo, en caso de no seleccionar un método de distribución, el presupuesto se podría introducir manualmente.

Estado de cuentas: una mejor gestión consigue un mejor cumplimiento de los pagos
Como la información se suele extraer de una variedad de sistemas, la adecuada gestión de las cuentas a cobrar puede llevar mucho tiempo. En Exact Globe, la gestión de las cuentas a cobrar no presenta problema alguno: todas las acciones se pueden realizar desde una única pantalla. Eso genera importantes ahorros de tiempo. Puede consultar toda la información necesaria directamente, desde la lista de saldos, la lista de antigüedad o la ficha de cuentas a cobrar. Además, puede examinar detalles de la factura y de la orden de venta o el límite de crédito y comprobar si la fecha de vencimiento es correcta. Entre las numerosas opciones, cabe destacar la posibilidad de enviar un extracto de cuenta a sus deudores.