Ejecución y seguimiento de actividades de marketing
Desde la función CRM de Exact Globe puede importar automáticamente archivos de direcciones adquiridos para hacer mailings. Además, podrá segmentar clientes y personas de contacto para campañas de marketing o para enviar invitaciones a un evento. Puede seleccionar un grupo de contactos en función de determinados criterios. Pueden ser clientes que no han hecho pedidos durante algún tiempo o clientes potenciales de una determinada zona a los que se desea hacer una oferta especial.
Después de seleccionar los contactos, se introducen automáticamente las direcciones y detalles personales en un documento MS Word que contiene el texto de la carta. El documento se vincula a cada uno de los clientes a los que se ha enviado. Para ello se crea un proyecto y, si lo desea, se pueden generar automáticamente acciones de seguimiento.
De esa forma, las acciones se pueden seguir desde el proyecto, controlando su estado, ofertas, pedidos, facturas y pagos que genere la campaña de marketing. Con Exact Globe siempre puede saber qué clientes se han contactado con actividades de marketing y cuáles han sido los resultados.

Segmentación de clientes y personas de contacto
La segmentación es importante si un determinado grupo expresa necesidades específicas o si se desea adaptar una oferta a un determinado grupo objetivo. Se pueden clasificar los clientes en función de diversas características, como número de empleados, sector económico y valoración. Se pueden segmentar las personas de contacto en función de su puesto en la empresa. Si desea incluir información más detallada de cada cliente o persona de contacto, puede usar los campos libres. Puede definir cada campo libre como desee, para adecuarlo a las necesidades de su empresa. Cada vez más empresas descubren la importancia de tener todos los contactos en un lugar central. Ello facilita el mantenimiento de la información y las consultas de clientes se pueden responder con más rapidez. La ficha de cuenta de Exact Globe ofrece al usuario una visión integrada de todas las acciones, comunicaciones, acuerdos, documentos y transacciones correspondientes a un determinado cliente.

Toda la información a mano para una buena gestión de cuentas
La base de una buena gestión de cuentas es poder acceder a toda la información de los contactos comerciales con rapidez. Además, es importante que esa información esté actualizada y sea fiable. En la parte inferior de la ficha encontrará información gráfica de la evolución de la cuenta, desde que se creó como contacto, pasando por diversos estados; hasta su conversión final en cliente. Además, podrá encontrar información sobre volumen de ventas, saldo pendiente, pedidos y actividades, entre otras. Pulsando las distintas ‘pestañas’, también podrá acceder a información detallada sobre contratos firmados con el cliente, examinar los pedidos pendientes, ver documentos de entrada y salida, contactos en la central y sucursales y un registro de los cambios realizados a la información.

Para conseguir una óptima gestión del crédito, el cliente puede vincularse a un empleado que sea responsable de las partidas pendientes del cliente. Además, se puede vincular al cliente a situaciones de crédito, como ‘enviado a agencia de cobro’, ‘acuerdo de pago’ o ‘queja del cliente’, para no tener que enviar recordatorios de pago a los clientes que se hayan quejado o con quienes tengamos acuerdos de pago.

De esa forma, toda la organización podrá comunicarse con los clientes más eficazmente y con mejor información y menores costes. Se pueden hacer análisis e informes sobre los contactos usando hojas de cálculo MS Excel con tablas y gráficos. Se podrá seleccionar las características de un grupo objetivo y exportar el resultado a MS Excel.

Todas las actividades y comunicaciones con el cliente bien ordenadas
Exact Globe le permite registrar todas sus comunicaciones en forma de actividades. Puede tratarse del seguimiento de un mailing, la calificación de una oportunidad, un pronóstico de venta, una consulta sobre una factura, la solicitud de un folleto o una queja. Se pueden usar varias actividades estándar que se suministran con el paquete. También se pueden crear actividades propias con las plantillas existentes y dar a los campos los nombres que se desee. De esa forma se podrá registrar todo tipo de actividades y tener un perfecto control de los flujos de comunicación en la empresa.

Gestión integrada de documentos electrónicos
A través de la ficha de cliente tiene acceso a todos los documentos relativos al cliente. Ahorrará mucho tiempo, porque no tiene que archivar papeles ni crear carpetas especiales. Sólo tiene que escanear una factura o un contrato y asignar los documentos al cliente. La información se guarda directamente en el dossier del cliente. Si desea que el documento se refiera a una determinada acción, se puede crear una actividad o transacción desde el documento. La información y acciones de seguimiento relativas al cliente son fácilmente accesibles por todos.

Soporte de ventas
La integración de CRM con todos los demás procesos de negocio del ERP permite gestionar los procesos de venta aún con mayor eficacia. A cada cliente se le puede asignar un determinado tipo (contacto, oportunidad, potencial o cliente) o estado (activo, inactivo, referencia, bloqueado, piloto, pasivo). Los estados se pueden vincular dinámicamente a una actividad o tipo de transacción.

Por ejemplo, se puede crear un tipo de actividad para calificar las oportunidades. Al realizar esta actividad, el estado del cliente se cambia automáticamente de contacto a oportunidad. Luego, ese estado se puede cambiar a potencial, cuando se le envía una oferta. De esa forma, se pueden generar informes, por ejemplo, de porcentajes de conversión, pronósticos de ventas y número de contactos a cualificar. Igualmente se puede se puede incluir la razón del rechazo de un determinado contacto para hacer un análisis de potencial u oportunidades perdidas. Así podrá adaptar su futura gama a las circunstancias del mercado y a la competencia. Exact Globe le permite registrar objetivos de ventas por producto y vendedor y compararlos periódicamente con las ofertas pendientes en un informe, así como los pedidos firmados y facturados. Con la función zoom puede analizar los detalles de la ficha de la cuenta para ver las actividades pendientes y, por ejemplo, tratar de cerrar la venta en un mes concreto.